Por Marcelo Ribeiro, diretor Comercial da Access Brasil
O papel ainda domina a rotina de boa parte das organizações brasileiras, mesmo em plena era digital. Entre pastas físicas, arquivos inativos e depósitos abarrotados, há um passivo silencioso que representa risco jurídico, desperdício financeiro e vulnerabilidade operacional. Embora o país tenha avançado em digitalização – com o governo federal já convertendo quase 90% dos seus serviços e boa parte das empresas migrando sistemas para a nuvem, o desafio de transformar o acervo físico em informação digital segura continua sendo um dos maiores gargalos da transformação organizacional.
Pesquisas de mercado indicam que, ainda, mais de 50% das empresas brasileiras continuam dependentes de documentos em papel, o que representa um enorme passivo de informações fora do ambiente digital. Já o setor público tem avançado com mais celeridade: o governo federal já digitalizou 89% de seus serviços, gerando cerca de R$ 4,5 bilhões de economia anual.
De fato, manter documentos apenas em papel acarreta diversos riscos operacionais e de segurança. A acessibilidade é limitada: funcionários podem desperdiçar até 25% do tempo de trabalho – o equivalente a seis semanas por ano – procurando informações em arquivos físicos – e aproximadamente 7% dos documentos em papel acabam se extraviando definitivamente. Além disso, papéis se deterioram com o tempo — um contrato guardado por anos pode desbotar ou sofrer danos físicos — e estão sujeitos a desastres sem possibilidade de recuperação caso não haja cópias de segurança.
Do ponto de vista da segurança da informação e compliance, os arquivos físicos apresentam vulnerabilidades graves. Documentos em papel podem ser acessados sem registro, copiados ou removidos indevidamente, dificultando o controle de quem viu o quê. Um estudo no Reino Unido revelou que cerca de 40% dos incidentes de vazamento de dados envolvem documentos físicos perdidos ou enviados ao destinatário errado.
Apesar disso, apenas 27% das empresas possuem políticas formais para segurança e descarte de documentos confidenciais em papel – ou seja, informações sensíveis frequentemente ficam expostas. No contexto brasileiro, a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) torna ainda mais crítico o cuidado com dados pessoais em arquivos físicos; uma folha extraviada com dados de clientes pode resultar em sanções severas.
Custos ocultos e operacionais do arquivo físico versus digital
Estudos indicam que entre 50% e 70% do espaço de escritórios é ocupado por arquivos e caixas de documentos — muitos deles duplicados ou jamais consultados. Esse “arquivo morto” representa um passivo silencioso, gerando custos imobiliários e logísticos que raramente são mensurados da forma adequada.
Além disso, um profissional de escritório chega a consumir 10 mil folhas de papel por ano, somando despesas com insumos, impressão e energia. Segundo a Gartner, até 3% da receita anual das empresas é consumida por processos baseados em papel – um impacto significativo que muitas vezes passa despercebido.
Do ponto de vista da segurança e conformidade, arquivos físicos apresentam vulnerabilidades importantes. Sem mecanismos de controle de integridade e rastreabilidade, é mais fácil adulterar ou substituir um arquivo físico, comprometendo sua autenticidade. Leis como a LGPD e a Lei de Acesso à Informação exigem que os registros sejam mantidos de forma acessível, íntegra e segura – requisitos que o papel, por si só, não consegue garantir.
Nesse contexto, a adoção de processos nato-digitais surge como uma estratégia eficaz para elevar a eficiência operacional e mitigar riscos. Ao integrar a conversão de acervos legados com a implantação de fluxos digitais seguros e rastreáveis, as organizações ganham em agilidade, controle e qualidade da informação.
Investir na transformação digital dos processos documentais não é apenas uma tendência – é uma necessidade estratégica para empresas que buscam competitividade, conformidade e sustentabilidade.
Integridade e autenticidade: o papel da digitalização certificada
Garantir que o documento digital tenha o mesmo valor do original em papel é um dos pilares da migração. O Decreto nº 10.278/2020 regulamenta a digitalização com validade jurídica, desde que sejam observados critérios técnicos rigorosos. Na prática, isso envolve digitalização de qualidade e assinatura com certificado digital ICP-Brasil, que assegura integridade e autenticidade.
Para órgãos públicos, o uso do certificado ICP-Brasil é obrigatório nesses processos, garantindo alto grau de confiança nos registros eletrônicos. Já no setor privado, ele é a melhor prática para evitar questionamentos sobre validade. A digitalização certificada permite descartar o papel, e manter o mesmo valor probatório. Trata-se, portanto, de um avanço jurídico e tecnológico que possibilita reduzir custos e ampliar a segurança documental.
Barreiras na migração documental
Apesar dos benefícios, a migração documental enfrenta barreiras. A primeira é o investimento tecnológico: digitalizar exige scanners de alta performance, infraestrutura de armazenamento e softwares especializados. Segundo levantamentos recentes, 80% das organizações citam o custo como principal entrave, seguido da falta de pessoal qualificado e das dúvidas sobre retorno do investimento.
A barreira cultural também pesa. Décadas de processos em papel criaram hábitos arraigados. Ainda há quem imprima e arquive e-mails por “segurança”. Essa resistência exige um trabalho de conscientização e treinamento para demonstrar ganhos reais de produtividade e conformidade.
Do ponto de vista jurídico, apesar da legislação favorável, ainda há incertezas sobre o descarte do papel original e a aceitação plena de documentos digitais em determinados setores. E há o desafio processual: digitalizar grandes volumes demanda planejamento, controle de qualidade e indexação consistente — fatores que, se negligenciados comprometem o sucesso do projeto.
Boas práticas para uma digitalização segura e eficaz
Superar esses gargalos requer uma abordagem estruturada e multidisciplinar. O primeiro passo é o planejamento: mapear tipos de documentos, volumes, criticidade e requisitos legais de guarda. Outro ponto é a governança desses dados, com a criação de políticas de indexação e metadados consistentes também são essenciais. A segurança deve permear todo o processo, com assinaturas digitais certificadas, controle de acesso e logs de auditoria.
Migrar do papel para o digital, de forma certificada e auditável, é o caminho para um futuro de informação acessível, segura e juridicamente confiável. Trata-se de um investimento que redefine não apenas como a informação é armazenada, mas como ela sustenta a tomada de decisão e a credibilidade institucional.
Sobre a Access
A Access é o maior fornecedor mundial de serviços de gestão de registros e informações (RIM), com operações na nas Américas e Índia. Como um provedor de soluções de ponta a ponta, com custo-benefício, que atende todo o ciclo de vida do RIM, a Access ajuda organizações a garantir que seus registros críticos e confidenciais, tanto físicos quanto digitais, sejam retidos, gerenciados e processados com segurança, em conformidade com os mandatos regulatórios. As principais soluções incluem armazenamento externo; migração de acervo, indexação, digitalização e arquivamento de registros digitais; e serviços de destruição segura e BPO. Juntas, a Access e Triyam, uma empresa da Access focada em software para arquivamento de registros eletrônicos de saúde, foram reconhecidas 16 vezes na lista Inc. 5000; várias vezes reconhecidas pela Newsweek, incluindo a lista das Melhores Empresas da América de 2024 para Diversidade e a designação de Melhor Empresa Digital de Saúde do Mundo; e reconhecidas três vezes como Melhor em KLAS em Arquivamento de Dados. Para mais informações sobre a Access, visite: https://accesscorp.com
